Nota de Informare

Societatea Energetică Electrica S.A. („Electrica” sau „Operatorul”), cu sediul în București, Str. Grigore Alexandrescu nr. 9, Sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/7425/2000, CUI RO13267221, prelucrează datele cu caracter personal ale participanților la Programul Shadow Volt II în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”) și legislația națională aplicabilă.

Pentru orice aspect referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail: dpo@electrica.ro.

În cadrul procesului de înscriere și selecție pentru Programul Shadow Volt II, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date de identificare și contact

Date privind parcursul educațional

Date conținute în materialul video transmis de candidat

Pentru protejarea vieții private, participanții sunt încurajați să includă în materialul video exclusiv informații relevante pentru candidatura lor și să evite divulgarea unor date cu caracter personal care nu sunt necesare procesului de selecție, atât despre ei înșiși, cât și despre alte persoane.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru:

a) Organizarea și gestionarea Programului Shadow Volt II

• →înregistrarea candidaturilor;
• →verificarea îndeplinirii condițiilor de participare;
• →comunicarea cu participanții;
• →gestionarea etapelor Programului.

b) Evaluarea și selecția candidaților

• →analiza formularului de înscriere;
• →evaluarea răspunsului oferit de candidat în materialul video;
• →selectarea participanților eligibili pentru etapele următoare ale Programului.

c) Gestionarea documentației și îndeplinirea cerințelor de conformitate

• →administrarea documentației aferente Programului;
• →documentarea procesului de selecție.

d) Promovarea Programului și a activităților desfășurate în cadrul acestuia

În cazul participanților selectați, imagini sau materiale foto-video realizate pe parcursul Programului pot fi utilizate pentru promovarea activităților Shadow Volt, exclusiv în baza informărilor și, după caz, a acordurilor care vor fi comunicate separat.

Prelucrarea datelor se realizează în baza următoarelor temeiuri juridice:

Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR

Prelucrarea este necesară pentru efectuarea demersurilor solicitate de persoana vizată în vederea participării la Programul Shadow Volt II și pentru administrarea procesului de selecție.

Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR

Prelucrarea este necesară în vederea realizării interesului legitim al Electrica de a organiza, administra și documenta Programul Shadow Volt II, de a evalua candidaturile și de a asigura buna desfășurare a procesului de selecție.

Acest temei juridic acoperă inclusiv păstrarea temporară a datelor și a materialelor video pentru perioadele de retenție stabilite în prezenta Notă de informare. GDPR nu stabilește termene fixe de retenție pentru datele candidaților, acestea urmând să fie limitate la perioada necesară scopurilor pentru care au fost colectate.

În cadrul procesului de înscriere și selecție

Datele cu caracter personal prelucrate în cadrul procesului de înscriere și selecție, inclusiv materialele video transmise de candidați, pot fi accesate exclusiv de:

• →membrii echipei Shadow Volt implicați în organizarea Programului;
• →persoanele desemnate să participe la procesul de evaluare a candidaturilor;
• →furnizori de servicii IT, găzduire, mentenanță sau alte servicii suport necesare desfășurării Programului, în măsura în care accesul la date este necesar pentru furnizarea serviciilor contractate.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie să le cunoască pentru îndeplinirea atribuțiilor lor și se realizează cu respectarea măsurilor tehnice și organizatorice aplicabile pentru protejarea datelor cu caracter personal.

Materialele video transmise de candidați în cadrul procesului de înscriere sunt utilizate exclusiv pentru evaluarea candidaturilor și nu sunt publicate, distribuite sau utilizate în scopuri promoționale.

Participarea la Program

În cazul candidaților selectați pentru participarea la Programul Shadow Volt II, pe parcursul desfășurării activităților pot fi realizate fotografii, înregistrări video, interviuri, declarații sau alte materiale similare.

Prelucrarea și publicarea acestor materiale în scopul promovării Programului sau a activităților Grupului Electrica va face obiectul unei informări dedicate și, după caz, al exprimării unui consimțământ distinct de către persoanele vizate.

Materialele video transmise de candidați

Materialele video transmise în cadrul procesului de înscriere vor fi păstrate pentru o perioadă de maximum 90 de zile de la finalizarea procesului de selecție, după care vor fi șterse sau anonimizate.

Păstrarea videoclipurilor pentru această perioadă este necesară pentru:

• →finalizarea și validarea etapelor de evaluare;
• →verificarea și consolidarea rezultatelor procesului de selecție;
• →documentarea modului de desfășurare a procesului de evaluare în cadrul Programului Shadow Volt II;
• →asigurarea respectării cerințelor interne de guvernanță și conformitate aplicabile Organizatorului.

Având în vedere că videoclipurile conțin atât imaginea, cât și vocea candidatului, acestea sunt păstrate pentru o perioadă mai scurtă decât restul documentației aferente candidaturii, în conformitate cu principiile minimizării datelor și limitării stocării.

Videoclipurile sunt utilizate exclusiv în scopul evaluării candidaturilor și nu sunt utilizate în scopuri promoționale, comerciale sau de marketing.

Candidați neselectați

Celelalte date aferente candidaturilor (date de identificare, date de contact, informații privind studiile și informațiile furnizate prin formularul de înscriere) vor fi păstrate pentru o perioadă de maximum 6 luni de la finalizarea procesului de selecție, după care vor fi șterse sau anonimizate. Această perioadă este stabilită în conformitate cu principiul limitării stocării și cu necesitatea documentării procesului de selecție.

Candidați selectați

Datele cu caracter personal ale participanților selectați vor fi păstrate pe perioada participării la Program și ulterior pentru perioada necesară administrării Programului, documentării activităților desfășurate și îndeplinirii obligațiilor legale sau de conformitate aplicabile Organizatorului.

La expirarea perioadelor de retenție, datele vor fi șterse sau anonimizate, după caz.

Nu.

Selecția participanților este realizată de persoane desemnate de Organizator și nu implică luarea unor decizii exclusiv automatizate în sensul art. 22 din GDPR.

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de a retrage consimțământul se aplică atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ. Plângerea se poate depune la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Pentru orice întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la: dpo@electrica.ro.

Electrica implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal prelucrate în cadrul Programului Shadow Volt II, inclusiv: